前回記事、仕事で部下からの信頼を得るために何をするか？3つのポイントからの続きというか一部ポイント抜粋です。
思ったより長くなってしまったので、別記事として扱います。
【報連相】話しを聞く時の３つのポイント
1.事実を確認する
まずは何が起こったのか、起こっているのか、事実の事象を確認しましょう。
話し手の主観が入っている場合があり、推測・憶測で話が語られる場合があります。
実際のドキュメント・書類や、数字であったり、メールなどの文章テキストなど、証拠品も一緒に確認するようにしましょう。
2.感情的な部分は切り分ける
上にも書きましたが、話し手の主観が入っており、事実が歪んでいるケースが多々あります。
個人の感情での好き嫌いや、自分に都合の良い解釈、思考・思想などが入った話など空想での話となることがあります。
大事なのは、事実と感情的な部分は切り分けて考える必要があります。
仕事では、はっきり言って部下・同僚個人の感情に配慮している場合では無いはずです。
但し、話し手が女性の場合は、より感情面でのケアは多めにする必要があります。
必然的に話を聞く時間は長くなりますが、そこは覚悟しておきましょう。
話すことでスッキリする性なので、一緒に働く上で気を遣いましょう。
あと、怒っている人に対しては、一緒に怒ってあげましょう。同調し、共感し、同じ方向を向くことで心を開いてくれます。
炎上しっぱなしで収集つかないー！って困った場合にたまにやることなのですが、その感情的になっている人よりも大袈裟に感情を露わにしましょう。
なぜそんなことをするか？
それは、相手が自分よりも感情的にヒステリックになっていると、段々冷めてきます。
相手も大人なので、良識ある人というのが前提なので、「まぁまぁ…」となだめが入ります。
あと、「うわっ…この人怒らせると面倒だ…」と思わせることができ、次にヒステリックになる行為への牽制となります。
でも、意図してやっているので、こちらは至って冷静な心境なのです。
これこそが、冷静と情熱のあいだなのです（謎）
3.これからどうするか提案を求める
事実を確認した上で、報告で終了するのならこのパートは要らないのですが、
どうしたらいいか？の相談内容の場合、次のアクションはどうしたらいいか？迷っている場合が多くあります。
その時は、こちらが最初から答えを提示するのではなく、相手の提案を求めましょう。
「現状はわかった。それで●●さんはどうしたらいいと思う？」
私は、このように聞くようにしています。
何も考えていないなら、その場で考えて提案してもらいます。
当事者で事実を報告できる立場にある人ならば、事実確認をした段階で、次に何をしたらいいか？経験則で見えてくるものがあります。
現場目線からの方が良い提案が導き出されることも多いです。
ただし、内容によっては明らかにそれは間違っている！
という場合もありますので、その場合はなぜそれはやってはいけないのか、きちんと理由も添えて説明して、正しい方向に導きましょう。
【責任を負いたくない】という心理
自ら意思決定をしない人の心理には、自分が決定して行動した結果、
「うまくいかなかったらどうしよう…」という感情がそこにあるからです。
自分の意思決定に自信がある人は、上司や同僚にこれから自分が行うアクションに対しての確認だけ行います。あるいは既に実行している。
提案を行わない人、自分の意見を言わない人は、
心理的にブレーキが働いていますので、承認欲求を満たす数を増やしてあげることによって、段々と自分自身で率先して発言できるように、承認することが大切です。
「あ、自分の考え方は間違っていないんだ！」
ということに気づいたら、あとは自ら発言する回数が増えてきます。
そこまでに至るまでは、上司や同僚の承認サインを積み重ねていき、自信を付けさせることが大切です。
そして、承認とともに一言
「それをやってみて間違っていたら、こちらで責任を負うから心配しなくていいよ」
あとは吉報を待ちましょう。その後のアクションには部下へ信頼を置いてください。
続きはこちらへ→仕事で部下からの信頼を得るために何をするか？3つのポイント
まとめ
【報連相】話しを聞く時の３つのポイント
- 事実を確認する
- 感情的な部分は切り分ける
- これからどうするか提案を求める
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